Источники траты времени

Очень часто бывает трудно осуществить свои лучшие планы. В этом виноваты источники траты времени. Поэтому необходимо своё время защищать. Время — это деньги. Только вот денежки можно восполнить, ещё заработать. А время уходит безвозвратно, не вернуть его. Необходимо распоряжаться им бережно, не «разбрасываться» впустую. Это позволит держать ситуацию под контролем и избавиться от лишних стрессов.

Источники траты времени:

1. Отвлекающие факторы

Итак, отвлекающие факторы делятся на положительные и отрицательные.

Примеры положительных факторов. Ваш партнёр отвлекает вас от работы, чтобы поделиться идеей решения вашей задачи за меньший период времени. Или, например, клиент заходит к вам в офис. Все эти отвлекающие факторы приведут вас к повышению результатов.

Пример отрицательных факторов. Ваш друг звонит вам чтобы поболтать, а вы заняты важным делом. Или к вам в офис зашёл продавец, чтобы продать товар, который вам не нужен.

Если отвлекаться от работы 3….4 раза в час примерно на 5 минут, то за  день получается, что вы за рабочий день отвлекаетесь около 30 раз по 5 минут. Получается 150 минут, или 2,5 часа. Более того, когда вас отвлекают, вы теряете концентрацию, сбиваетесь с мысли и снова тратите своё время, для того, чтобы «войти в колею». Постоянно отвлекающие факторы очень сильно раздрожают и убивают любую надежду на завершение вашего дела в срок.

Ещё один пример. Ваш коллега входит в офис и хочет, чтобы вы объяснили его кандидату суть бизнеса, так как ему самому лень или страшно. Вы работаете по своему графику и стремитесь завершить начатую работу. Но, боитесь отказать ему, потому что не хотим его обидеть. Вы соглашаетесь, а сами страдаете при мысли, что пришлось нарушить сроки выполнения работы или вообще отказаться от своего дела.

Все эти обстоятельства значительно снижают вашу работоспособность. Многих отрицательных отвлекающих факторов можно избежать, если руководствоваться следующими правилами:

а) Приучиться давать отказ, когда это возможно.

Но, это не значит, что вы должны всегда отвечать отказом на каждую просьбу друзей и родственников. Давать отказ нужно осмотрительно.

Если сестра просит встретить её из массажного салона в двадцати км. от дома, куда регулярно ходят маршрутки. вы можете понять бессмысленность её просьбы. С другой стороны, если вас попросили съездить в больницу навестить серьёзно больного человека, будет бесчеловечно сказать «нет».

Вам необходимо говорить «нет», если просьба вынуждает идти на конфликт с собственными приоритетами. Нельзя позволять другим рушить ваши планы.

Как давать отказ? Незамедлительно, чтобы не возникало у людей безосновательных надежд. Отказывать необходимо в твёрдой форме, без раздражения или гнева на лице. Нет необходимости каждый раз объяснять причину своего отказа. Это особенно актуально в тех случаях, когда люди выдвигают неразумные требования или пытаются переложить свои проблемы на вас.

Конечно, помогать людям необходимо, но не нужно впадать в крайность. Наилучший вариант — «золотая середина»: говорим «да» и говорим свои условия: » Я готов составить вам макет объявления, но в четверг после обеда, сегодня и завтра я занят». Выбираете то время, которое у вас не запланировано в ежедневнике.

б) Организация рабочего места.

Наведите порядок на рабочем столе! Беспорядка не должно быть, так как он является главной причиной траты времени. Если стол завален бумагами и папками, то вы будете тратить массу своего времени на поиск необходимых вещей. А также не сможете сосредоточиться на конкретной задаче, которую сейчас нужно выполнить.

На столе должны быть только те документы, с которыми вы в данный момент работаете. Тогда вы сможете полностью сосредоточиться на выполнении данной задачи и намного эффективнее справиться с ней. Очень хорошо, если 4/5 поверхности стола будет свободна. Под столом тоже не должно быть ничего наставлено.

В ящиках и на полочках шкафчика всё должно лежать на своих местах, иметь аккуратный вид. Рабочее место должно быть организовано таким образом, чтобы вы могли начать и закончить дело не вставая с места, всё должно находиться у вас под рукой.

Если вы заняты работой с нагрузкой на мозг и зрение или работать с документами, держите дверь в офис закрытой. Если у вас нет отдельного кабинета, а вам необходимо сосредоточиться, найдите укромное местечко. Например, угол или кабинку в офисе или библиотеке. Организовывайте свою работу таким образом, чтобы отвлекающие моменты находились у вас за спиной. Это окно или стеклянная панель, сквозь которую можно увидеть весь офис. Если можно, развернитесь таким образом, чтобы вас всё это не отвлекало.

2. Телефон.

Телефон в нашу эпоху является как нашим благом, так и нашим врагом по отношению к нашему времени. Люди делают большое количество звонков в течении дня, не имеющих отношения к работе. И телефонными разговорами вы постоянно таким образом отвлекаетесь от работы. Яркий пример: вы приходите в кабинет начальника, который вас пригласил на конкретное время, а поговорить вам удаётся с большим трудом, так как он постоянно поднимает трубку телефона. Таким образом короткий разговор затягивается на 30 и более минут.

Существуют различные методы борьбы с тратой времени из-за телефона:

а) Отвечайте на телефонные звонки только в удобное для вас время. Можно также заранее оговорить, когда вы отвечаете на телефонные звонки, оставить информацию об этом на автоответчике, а в остальное время просто отключать телефон. Например, можно установить время с 9 до 13 ч. ;

б) Иметь два мобильника. Для работы и для личной жизни. Личная жизнь также важна и надо ограждать её от рабочих звонков. После работы выключайте телефон!

в) Всегда держите рядом с телефоном ручку и блокнот;

г) Если вы не можете сразу ответить на вопрос, попросите собеседника перезвонить позже;

д) Не разговаривайте бесконечно. В начале разговора сообщите, что у вас есть, например, три минуты. Или пять.

3. Интернет

Включая компьютер для работы, очень сложно сразу сделать то, что собирались, не отвлекаясь на другие вещи. К примеру, вам нужно отправить на почту ваших клиентов 20 писем. Но,часто бывает, что сначала взгляд остановиться на каких-либо новостях, затем мы уже пасьянс раскладываем или начинаем отвечать на личные письма, не относящиеся к работе. А можно и на какую-то игрушку подсесть, например, на ферму….

Задавайте себе вопрос: «Зачем я хочу включить компьютер?» Когда посмотрите в ежедневник на список дел, которые ещё необходимо сделать, честный ответ на вопрос очень выручает. Сначала сделайте важные дела, а потом можно немного расслабиться.

{lang: 'ru'}

Прошу Вас поделиться этой информацией с друзьями!

Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники